التخطيط الوظيفة الإدارية الأولى

التخطيط – الوظيفة الإدارية الأولى : بل و الأهم في الإدارة و حتى على المستوى الشخصي، و يشكل الأساس لبقية الوظائف الإدارية الأخرى من تنظيم و قيادة وتحكم. الجزء الثالث من كتاب الإدارة (2015) هو التخطيط، و هذا الكتاب هو الأول في قناتكم: الإدارة عن جدارة، حيث شعارنا: بالإدارة تنال الصدارة. القناة تستهدف المواطن العربي لتكسبه المهارات و المعارف الإدارية و القيادية اللازمة للوصول إلى الصدارة و تحقيق الآمال و الطموحات المختلفة، بالاستناد إلى المراجع و الكتب الإنجليزية العالمية المتميزة و تحويلها إلى اللغة العربية بأسلوب جذاب، شيق، مختصر و عملي. كتاب الإدارة (2015) هو كتاب أمريكي متميز عرَّفنا له من قبل في منشور سابق، كما و بدأنا في شرح الجزء الأول منه (طبيعة الإدارة) و الثاني (أساسيات الإدارة في العصر الحديث) في منشورات سابقة، و قد كان المنشور و الفيديو الأخير هو الجزء الثاني من الكتاب: أساسيات الإدارة. نذكركم بالمشاركة في استبيان اللقاء الموجود في نهاية الصفحة. 

لتحميل الشرائح الموجودة بالفيديو و غيرها من الشرائح الموضَّحَة و لوظيفة التخطيط – الوظيفة الإدارية الأولى ،  الرجاء الذهاب قسم الوصف في الفيديو. للذهاب مباشرة إلى سلسلة التشغيل الخاصة بالكتاب في قناتنا باليوتيوب، الرجاء الذهاب من هنا، و للانتقال إلى شرح هذا الجزء من الكتاب باللغة الإنجليزية (بشكل مختصر) و غيرها من أجزاء هذا الكتاب، الرجاء الذهاب إلى القسم الإنجليزي للموقع  ضمن خدمات القناة. 

 التخطيط – الوظيفة الإدارية الأولى : التعريف

 الجزءان الأول و الثاني من الكتاب ناقشنا فيه قضايا في غاية الأهمية في الإدارة و التي تؤثر و تتأثر بجميع الوظائف الإدارية الأربعة. فيما يخص التخطيط، فيمكن تعريفه ببساطة بالآتي:
هو الوظيفة الإدارية التي تتضمن وضع الأهداف (أي ماذا نريد؟) و كذا الاستراتيجيات (الوسائل و السبل) التي توصلك إلى أهدافك، و وضع الخطط التشغيلية المناسبة لتنسيق و تكامل الجهود و الأفعال المختلفة للوصول إلى الأهداف. و بالتالي، فيمكن اختصار التخطيط بأنه: الأهداف (ماذا تريد؟) و الخطط (كيف تصل).

المهارات المرتبطة بالتخطيط

نظراً لأن التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى و لأهميته الكبرى ، و ضمن تركيز القناة و كذلك الكتاب (الإدارة 2015)  على الجانب العملي و المهاري، قمنا في الفيديو  بمناقشة مجموعة من المهارات المرتبطة بالتخطيط التي تهم جميع الأشخاص. هذه المهارات هي وضع الأهداف و كذا مهارة كتابة المذكرات أو قائمة المهام المطلوبة. باختصار، يجب عند وضع الأهداف أن تتميز بأنها أهداف ذكية SMART، أي أن تكون أهداف محددة و قابلة للقياس و و قابلة للتحقق و واقعية و محددة بزمن واضح. مثال على هدف يحقق هذه الشروط هو: أريد أن أزيد من دخلي بمقدار الضعف خلال سنة من الآن. و يجب في كل الأحوال أن ينتبه الشخص إلى مهارات تنظيم الوقت، و التي أشرنا إليها في الفيديو التعريفي بالكتاب، إضافة إلى التحكم بكل ما يمكنه أن يضيع وقتك أو يحد من فعاليتك، مثل الواتسآب أو الفيسبوك و غيرها. إضافة إلى ذلك، قد يساعد استخدام الوسائل التكنولوجية الحديثة، مثل بعض التطبيقات المساعدة على كتابة المهام و غيرها كبرنامج One Note بالمايكروسوفت أوفس على ذلك، لكن عليك استخدام التكنولوجيا كوسيلة مساعدة و ليس وسيلة أساسية و نهائية في وضع الأهداف و ترتيب المهام. 

التخطيط في الشركات

بما يخص الشركات، لا تختلف الفكرة بشكل كبير بين الشركات و الأفراد، فقط الشركات تتميز أنها عملاقة و كبيرة و ذات أقسام و مراتب متعددة. في الشركات، هناك عدة أنواع للأهداف و الخطط حسب معيار التقسيم. على سبيل المثال، من حيث الوقت يمكن تقسيم الأهداف إلى طويلة المدى (3سنوات أو أكثر) و قصيرة المدى (سنة أو أقل)، و إن كان على مستوى الشمولية، فيمكن تقسيمها إلى أهداف استراتيجية شاملة لكل الشركة، و أهداف تشغيلية تختص بقطاع معين مثل الموارد البشرية أو التسويق أو غيرها. بالتأكيد يمكن وضع الأهداف ضمن أكثر من قسم، فالأهداف الاستراتيجية مثلاً هي بطبيعة الحال طويلة المدى و شاملة لكل الشركة.  

أساليب وضع الأهداف في الشركات

أولاً: الأسلوب التقليدي

يتمثل الأسلوب التقليدي في وضع الأهداف في قيام فريق الإدارة الاستراتيجية في الإدارة العليا بوضع الأهداف الاستراتيجية، و التي عادة ما تكون عامة و شاملة مثل التوسع أو زيادة الأرباح أو الانكماش أو تخفيض التكاليف و غيرها. بعد ذلك يتم نزول هذه الأهداف إلى المستويات الإدارية الدنيا حتى آخر مستوى إداري، بحيث تتفرع الأهداف الاستراتيجية إلى أهداف فرعية أصغر و أصغر بحسب المستوى الإداري بحيث تسهم جميعها في تحقيق الهدف الأكبر، و كل هذا يتم في ضوء رؤية الشركة و رسالتها و قيمها. وفقاً لهذا الأسلوب، يتم صياغة الأهداف من الأعلى إلى الأدنى، أما بالنسبة لتنفيذ هذه الأهداف، فيتم من الأدنى إلى الأعلى حسب سلسلة تسمى سلسلة الوسائل-النهايات أو المخرجات، أي أن تحقيق الأهداف في المستويات الإدارية الدنيا يُعَد وسيلة للمستويات الإدارية العليا حتى تحقق أهدافها، وصولاً إلى تحقيق الأهداف الاسترايتجية الكاملة للشركة. ما يعيب هذه الطريقة هو احتمالية أن تضيع الأهداف كلما نزلت من المستويات العليا إلى المستويات الدنيا، بحيث لا تكون الأشخاص والإدارات في المستويات الدنيا على وعي و دراية كاملة بالطريقة المثلى التي يستطيعون المساهمة بها في تحقيق الأهداف العليا، مما قد يؤثر سلباً في المستويات و الموظفين في الإدارات الدنيا التشغيلية، و الذين قد يكون همهم الأكبر فقط في زيادة الإنتاج دون الاهتمام بالجودة. بالشكل أدناه  نستعرض هذا الأمر، حيث الجزء الأيمن من الشكل يمثل الجانب السلبي في هذا الأسلوب من وضع الأهداف، بينما الجزء الأيسر يمثل الطريقة الصحيحة التي ينبغي أن يتم فيها وضع الأهداف

أساليب أخرى في وضع الأهداف بالشركات

قد تلجأ الشركات لأساليب أخرى في وضع الأهداف، مثل أسلوب الإدارة بالأهداف، و الذي تمثل فيه الأهداف الأساس لتقييم الأداء و الحوافز و غيرها، و يتم وضع الأهداف بالتناقش و التشارك بين الأشخاص و الإدارات. و هناك أيضاً أسلوب حديث آخر و هو أسلوب بطاقة الأداء المتوازن، و الذي يتم فيه ربط الأهداف مع بعضها البعض و مع الاستراتيجية، مع وضع المقاييس المناسبة لها، ثم تجميعها في أربع أو خمس مجموعات (النموو التطور، العمليات الداخلية، العملاء، الاستدامة، المالية). تجدون أدناه نموذج لبطاقة الأداء المتوازن حسب ما وضعها مطوروها كل من العالم نورتون و كذا كابلان من جامعة هارفارد الأمريكية عام 1992، كما نُشِرَت في مجلة أخبار هارفارد للأعمال. 

الإدارة الاستراتيجية

الفصل الثاني في هذا الجزء من الكتاب هو الإدارة الاستراتيجية. باختصار كلمة الاستراتيجية تعني الطريق أو السبيل للوصول إلى الأهداف. إدارة الاستراتيجية تتضمن ثلاث مراحل مهمة، و هي تخطيط و إنشاء الاستراتيجية، تطبيق الاستراتيجية و تنفيذ الاستراتيجية. هذا الموضوع سيتم التطرق له بالتفصيل حين نناقش كتاب الإدارة الاستراتيجية 2017، و هو أحد الكتب التي ستناقشها القناة

إنشاء و قيادة مشاريع الاستثمار الجديدة الرائدة 

هذا هو المرفَق الخاص أو الملحق الموجود في الجزء الثالث من الكتاب (التخطيط)، و هو يناقش كيف تستطيع أن تبدأ عملك الجديد أو كيف يمكن أن تقوم الشركات بالريادة في التوسع و الاستثمار في الأعمال الخاصة و تحويل الأفكار الإبداعية إلى أعمال حقيقية واقعية. هذا الأمر سنقوم بتناوله بالتفصيل حين نشرح الكتاب الثاني في القناة و هو كتاب ريادة المشاريع و الأعمال الاستثمارية 2012، و الذي كنا قد عرَّفناه من قبل في منشور سابق. 

استبيان الحلقة

الرجاء المشاركة و التفاعل معنا في الاستبيان أدناه. يمكنكم كذلك المشاركة في الاستبيان   مباشرة عبر الفيديو في اليوتيوب أو عبر صفحتنا بالفيسبوك  سنقوم بعرض نتائج الاستبيان و مناقشته في بداية اللقاء القادم إن شاء الله. 

 

شكراً لكم على المتابعة و التفاعل معنا في قناتكم الإدارة عن جدارة – بالإدارة تنال الصدارة. لقاؤنا القادم بإذن الله سيتناول الوظيفة الإدارية الثانية و هي وظيفة التنظيم. لا تنسوا المشاركة في الاستبيان و تحميل ملف الشرائح المرفق بالفيديو. إنتاجنا كل خميس، كونوا معنا دائماً بالتفاعل و المشاركة و النشر عبر جميع منصاتنا الإلكترونية. اشتركوا بالقناة و فعلوا جرس التنبيهات في اليوتيوب. للتواصل و المشاركة معنا، الرجاء الذهاب إلى صفحة تواصل معنا